Noori and Mavaddat (1998) definen integración como “la información requerida en cada actividad, disponible en tiempo oportuno, precisa, en formato adecuado y sin tener que preguntar”.
El término “integrar” se refiere a que todos los elementos de un sistema deben trabajar juntos para que el sistema funcione como uno, cada función se relaciona con otra formando un sistema total de forma, tanto directa como indirectamente (Anderson, 1992; Slavek, 2001).
En términos sencillos, el objetivo de un SIG es como su mismo nombre indica, integrar las funciones o aspectos estratégicos de la organización, desde la identificación hasta el cumplimiento de las expectativas de nuestros clientes (internos/externos) con la máxima eficacia posible.
Los modelos normalizados como SGC, SIGMA o SIGPRE imponen como obligación la instauración y mantenimiento de un sistema de gestión, acorde con los requisitos que establezcan, y la mejora continua de su eficacia. Los requisitos exigidos en el diseño de dichos sistemas de gestión han llevado a configurarlos como elementos independientes entre sí. Pero las directrices (principios y prácticas) que inspiran los diversos modelos de gestión, comparten entre otros, la mejora continua, el compromiso de toda la organización y el cumplimiento de los estándares establecidos.A medida que las empresas van desarrollando e implantando sistemas de gestión normalizados, se ha ido haciendo más nítida la necesidad de racionalizar los esfuerzos, recursos y costes destinados a todos ellos. El desarrollo inicialmente paralelo e independiente de modelos de aseguramiento de la calidad para los distintos sistemas de gestión, les ha restado eficiencia al provocar problemas de duplicidad documental, solapamiento de costes y acciones.
La carga de trabajo, que implica la gestión independiente de los distintos sistemas, ha presionado a las empresas para desarrollar esquemas que permitan reducirla a través de la integración y la simplificación.
Según la UNE 66177:2005, la integración es la “acción y efecto de aunar, dos o más políticas, conceptos, corrientes, etc., divergentes entre sí, fusionándolos en una sola que las sintetice”. Es la propia naturaleza de los sistemas de gestión la que aconseja y hace necesaria su integración. La idoneidad de la integración viene propiciada por un común denominador de los sistemas de gestión estandarizados.
La propia norma ISO 9000:2000 y 9001:2000 avanza en la misma dirección de la integración de calidad y medioambiente con la norma ISO 14001:1996, con la finalidad de aumentar la compatibilidad entre ellas. Igualmente los sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo comparten muchos aspectos con la gestión de la calidad y la gestión medioambiental, como el enfoque hacia la mejora continua y la integración de la acción preventiva en las políticas empresariales, que prometen beneficios cuando están perfectamente alineados (Ortiz, 1999).
En definitiva, la integración de sistemas de gestión tiene una serie de ventajas alusivas a una mejor organización del trabajo, a la optimización de los recursos y al ahorro en costes como los beneficios y ventajas de los modelos normalizados de gestión integrada, frente a los de gestión independiente, así como los esfuerzos necesarios y obstáculos a la compatibilidad e integración de estándares que han sido apuntados por un número revelador de trabajos. Karapetrovic (2003, 2002), Wilkinson y Dale (1999), y otros….
La norma UNE 66177:2005 ha propuesto una larga lista de los posibles beneficios, podemos citar las ventajas enumeradas seguidamente.
La asociación entre los sistemas comparten normalmente un mismo responsable encargado de activar e impulsar los sistemas, una misma filosofía de gestión y unos mismos valores. Esta sinergia ayuda a:
– Prevenir los problemas ocasionados por medidas unilaterales tomadas en un sistema de gestión que pueden repercutir negativamente en otros.
– Desplegar procedimientos unificados de gestión, supervisión y evaluación, más fácilmente aceptados e implantados en todos los ámbitos.
– Aumentar la eficacia en la gestión de los sistemas en la toma de decisiones y en la consecución de los objetivos.
La simplificación de la documentación y de la gestión documental, unificando en un mismo manual, diseñando procedimientos de gestión e instrucciones de trabajo comunes y compilando los registros en una misma base de datos, aunque haya algunos documentos que sean más específicos para ciertos procesos. Esta simplificación documental permite eliminar duplicaciones de procedimientos o documentos que pueden ser comunes agilizando la gestión.
La simplificación e integración documental, junto a la mayor coordinación de tareas facilitada por la integración de procedimientos y la unificación de responsables de sistemas, propicia la mejora de la gestión global y de la eficacia de la empresa.
La reducción de costes propiciada por:
– La unificación y simplificación de la base documental que repercute en los costes operativos al compartirse gastos.
– La minoración de recursos y del tiempo empleado en el desarrollo de los procesos integrados.
– La integración y unificación de los procesos de implantación, evaluación y acreditación de los sistemas que repercute en los costes de asesoramiento, auditorías y de certificación que pueden ejecutarse simultáneamente para varias normas.
– Optimización de la formación del personal gracias a la integración de procesos.
– Mejora de la percepción y de la implicación del personal en los sistemas de gestión favoreciendo que toda la organización hable un mismo lenguaje.
– Mejora de la capacidad de reacción de la organización frente a las nuevas necesidades o expectativas de las partes interesadas.
– Mejora de la comunicación, tanto interna como externa, que puede brindar una mayor confianza de los grupos de interés relacionados con la organización.
Extracto del artículo publicado en la revista Prevention Magazine nº 22
José Manuel Rocatí Gil – Diplomado en Ciencias Empresariales y Licenciado en Administración y Dirección de Empresas por la Universidad de Valencia – Master de Prevención en las tres especialidades
Este contenido ha sido publicado en la sección Artículos Técnicos de Prevención de Riesgos Laborales en Prevention world.
