La charla diaria de seguridad, charla operacional diaria o también llamada charla de cinco minutos, poco a poco se ha ido adoptando como habitual en las empresas que inician un plan de protección de los recursos, de control del riesgo operacional o programa de control de pérdidas.
La charla permite demostrar el grado de compromiso de la empresa con la seguridad y los trabajadores, en ella se permiten analizar situaciones que pueden llegar a un accidente. Lo habitual es que en ella el supervisor a cargo de ejecutar el trabajo, analice el trabajo del día, comente los riesgos que en ella existen y sus formas de control.La charla diaria es una instancia de participación de todos los trabajadores, ya que es el momento adecuado para dar sus opiniones, experiencias o aportes del trabajo que se va ha realizar. También es usada para analizar accidentes ocurridos en la empresa u otra empresa del sector, que puede servir de ejemplo y ayudar a controlar riesgos que pueden producir accidentes con lesiones o daños.
La comunicación
Nunca olvidar que una charla es una oportunidad de comunicación, una oportunidad de enseñanza, por lo tanto no debemos perder de vista los principios fundamentales de la comunicación.
Comunicación: Es todo lo que hacemos para entender y ser entendidos.
Si nos centramos en esta pequeña definición de comunicación y queremos que el trabajador entienda y retenga correctamente lo que estamos transmitiendo, debemos tener presente las seis formas de interpretar un mensaje, también conocido como las seis ideas de un mensaje:
– Lo que el supervisor quiere decir.
– Lo que el supervisor realmente dice.
– Lo que el trabajador escucha.
– Lo que el trabajador cree que escucha.
– Lo que el trabajador dice que escuchó.
– Lo que el supervisor cree que el trabajador escuchó.
Estas seis formas de interpretación, nos obliga a preguntar al trabajador y que nos explique que entendió, ya que en algunas oportunidades es muy distinto lo que un supervisor dice, con lo que el trabajador entiende. Esto además nos obliga a que debemos dar una instrucción teniendo presente la sencillez, la claridad y el entendimiento de una instrucción, por ningún motivo dejar cosas como obvias o suponer que el trabajador las sabe sin preguntarle.
Pero, ¿Cuantos datos puede retener un trabajador cuando se capacita? Un trabajador retiene:
– 10% de lo que lee.
– 20% de lo que oye.
– 30% de lo que ve.
– 50% de lo que ve y oye.
– 70% de lo que dice y discute.
– 90% de los que dice y realiza.
Este importante dato, ya es un punto de partida clave para el supervisor, ya que si quiere que el trabajador retenga la mayor parte de lo que se le ha presentado, debe hacer participar al trabajador, mejor aún si él también es relator de una charla de seguridad.
Si el trabajador no sabe que decir, el supervisor o el asesor en seguridad de la empresa le puede ayudar a preparar una charla, concentrándose en: una regla de seguridad, un problema de orden y aseo, una práctica subestándar, el análisis de un accidente, etc.
En general el tema debe despertar cierto el interés de sus compañeros para lo cual siempre sonría y muéstrese alegre, sea positivo aún en algún tema a tratar no agradable, haga una pequeña introducción al tema explicando porqué va ha hablar de ello, invite a hacer preguntas y recalque el punto clave.
Principios de la comunicación
El principio de la comunicación más utilizado es el de la:
Frecuencia
Intensidad
Duración
Otra vez
Frecuencia: Cuanto más a menudo se repite un mensaje, más son las posibilidades de recordarlo.
Intensidad: Cuanto mas vívida, entusiasta, personal y positiva sea el mensaje, mejor se le recordará.
Duración: Cuanto más corto sea el mensaje, mayores son las posibilidades de lograr atención, de que se lo entienda y de que se lo retenga.
Repetición: El aprendizaje se aumenta y fortalece con la repetición.
Como en las charlas de seguridad se deben tomar fundamentalmente temas relacionados con el trabajo del día, los riesgos y sus formas de control, no podemos dejar de lado otro principio importante.
Principio de la aplicación: cuanto más a menudo se aplica un mensaje se entenderá y recordará mejor.
Por lo tanto, en lo posible debemos hablar sobre temas prácticos o que tengan aplicación en alguna fase de la vida de un trabajador. Las empresas que está avanzadas en materias de seguridad laboral, han iniciado capacitación y actividades de seguridad para “fuera del trabajo” incluso involucrando la familia.
Prepararse antes de dar una charla de seguridad
Seguramente todos los supervisores y la mayoría de los trabajadores han asistido a muchas charlas y cursos en la empresa, por lo tanto es probable que alguna vez haya escuchado a una persona que no estaba bien preparada. Posiblemente recordará que fue insoportable tener que escucharle, bostezaba y quería irse. Lo más probable es que esa persona estaba nerviosa, no sabía que decir, se equivocaba permanentemente, repetía algunas palabras, etc.
¿Ha pensado alguna vez que quizás algunas de sus charlas son también insoportables para sus trabajadores? Usted puede cambiar definitivamente esa situación y conseguir que sus trabajadores soporten con agrado el tiempo que usted dedica a suministrarles información. Todo lo que tiene que hacer se reduce a poner en práctica las recomendaciones siguientes.
o Es necesario que usted posea todos los datos esenciales sobre el tema del que va a hablar.
o No trate de engañar a sus trabajadores o compañeros de trabajo con datos incorrectos o falsos porque posiblemente perderá el respeto de ellos y no le prestarán más atención.
o Datos, datos, datos,…, necesita saber lo más posible sobre su tema, antes de poder hablar como una autoridad. Recuerde, se supone que usted es el que más conoce del tema a presentar.
Naturalmente habrá veces en que usted tendrá que decir, “bueno, esa es una buena pregunta, pero no tengo información al respecto, voy a consultarla con alguien y mañana mismo daré la respuesta“. También, si se ha preparado bien, tenga confianza en su habilidad para hablar ante los trabajadores o sus compañeros, el reconocimiento inspira confianza.Pero lo más importante de todo es que hay que desarrollar una buena habilidad para hablar ante nuestros compañeros de trabajo, para eso es fundamental la práctica.
Generalmente, todos los buenos conferenciantes necesitan mucha práctica, práctica, y más práctica. Si tiene confianza con alguien del grupo que lo escucha, dígale que trate de observar los errores que usted comete cuando habla con ellos, esto será una buena fuente de información para usted y de esa forma poderlos corregir. Especialmente corregir las “muletillas” o palabras repetidas como: “eeeehhh”, “aaaahhh”, “o sea”, “digamos”, “¿me entienden?”, etc.
Las personas que se preparan y se entrenan para hablar en público mejoran significativamente sus presentaciones y logran impresionar con mucha más efectividad a su audiencia. Uno de los puntos que siempre se menciona como muy importante es conocer al grupo. Aunque sea siempre el mismo grupo de trabajo o audiencia a la que usted se deba dirigir, las necesidades de los trabajadores cambian continuamente, como cambia la vida. No dé por supuesto que conoce esas necesidades. De vez en cuando, piense si la información que piensa darles es adecuada para satisfacer estas necesidades.
Trate de hacer de alguna forma un contacto sentimental con su grupo de trabajo. Esto les demostrará que usted esta interesado en ellos. Este requisito es especialmente importante en el aspecto de la motivación. Si usted muestra interés en las necesidades sentimentales y afectivas de su grupo de trabajo, ésta se verá forzada a retribuir de alguna forma su interés, y se manifestará escuchándole con más atención.
Nunca pierda de vista su objetivo principal cuando esté hablando. Por esa razón de vez en cuando debe preguntarse a sí mismo, ¿Tiene algún interés para ellos lo que les acabo de decir o lo que les voy a decir?
Algunos supervisores tienen el mal hábito de mencionar al principio de sus exposiciones el punto principal sobre el que van a hablar y luego rellenan con algo inconsistente o de poco interés y terminan hablando de algo que no tiene nada que ver con el objetivo principal. Para evitar este error común, es muy conveniente mantener en la mano, mientras se está hablando, un papel en el que estén de lineados escuetamente los puntos principales que se quieran tratar. Aunque lleve mucha información escrita no olvide que es una charla, no una lectura.
Periódicamente es recomendable preguntar al grupo de trabajo o audiencia si se está siendo claro en lo que se está diciendo, y preguntarles si tienen algo que desearían que expusiera con más detalle, invite a participar y dar opiniones. De esta forma se asegurará que van entendiendo, aceptando y asimilando los puntos principales.
Se han escrito muchos libros sobre cómo hablar en público con efectividad. En realidad, el arte de hablar en público es un arte difícil que requiere mucha práctica. Muy pocos nacen con la habilidad requerida para hablar en público con efectividad. Los conferenciantes más famosos que ha habido y hay en este mundo, se han forjado y se forjan con un entrenamiento constante.
Estos conferenciantes ponen atención hasta en los detalles más mínimos. Saben que cualquier interrupción y cualquier paso en falso pueden hacerle perder a su audiencia la concentración y la continuidad de la exposición.En resumen, usted puede conseguir que sus trabajadores hagan comentarios satisfactorios sobre charlas y esperen con ansiedad sus presentaciones. Todo lo que tiene que hacer es practicar, practicar, y si le queda tiempo practique.
Víctor Belmar Muñoz – Ingeniero Ejecución en Minas, Experto en Prevención de Riesgos y Seguridad Minera
Fuente Prevention World Magazine nº 13
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