1. Elementos del sistema de gestión (Norma UNE 81900).
El sistema de prevención es una parte del sistema general de gestión de la organización empresarial y tiene atribuidas:
– La definición de la política de prevención.
– La inclusión de la estructura organizativa para llevar a cabo la política de prevención.
– Las responsabilidades en la política de prevención.
– Las prácticas de la política de prevención.
– Los procesos de la política de prevención.
– Los recursos destinados a la política de prevención.
De esta forma, los requisitos y elementos que integran el sistema de gestión, han de incorporar:
– Establecimiento de la política de prevención.
– Sistema de gestión propiamente dicho.
– Asignación y definición de responsabilidades y organización preventiva.
– Evaluación inicial de riesgos.
– Planificación de la actividad preventiva.
– Establecimiento de metas y objetivos en prevención de riesgos laborales.
– Establecimiento del programa de gestión de la prevención de riesgos laborales.
– Manual y documentación en prevención.
– Control de las actuaciones preventivas.
– Definición y establecimiento de registros.
– Evaluación del propio sistema.
– Comunicación.
2. Responsabilidad del sistema de gestión y del servicio de prevención (Norma UNE 81900).
Al responsable del sistema de gestión le son exigibles, con relación al servicio de prevención:
1) La designación de los trabajadores para ocuparse de la actividad preventiva en la empresa, determinando:
– Su número.
– Medios puestos a su disposición.
– Tiempo con el que cuentan.
– Formación a adquirir.
– Grado de colaboración con el servicio de prevención propio o ajeno.2) La opción de constituir un servicio de prevención propio o acudir a un servicio de prevención ajeno (RSP art. 14 y 16).
3) El concierto de la actividad preventiva (RSP art.20).
4) La determinación de las especialidades que, en caso de un servicio de prevención propio, son gestionadas directamente por la empresa o por una entidad externa.
5) La consecución de los medios necesarios, tanto humanos como técnicos, para el servicio de prevención propio y para enlazar la estructura orgánica del sistema de gestión con el servicio de prevención ajeno (RSP art.14, 15 y 16). Ello incluye la selección de personal que ha de formar parte del servicio de prevención o que se ha de dedicar al sistema, su grado de colaboración con el servicio de prevención y la designación de la persona responsable del servicio de prevención propio.
6) En definitiva, la solicitud al servicio de prevención, propio o ajeno, del asesoramiento y apoyo que la empresa precise en todas aquellas materias incluidas en la LPRL art.31.3.
En este esquema, el responsable de máximo nivel del sistema de gestión de la prevención debe quedar auxiliado por el responsable directo del servicio de prevención. A este último le es exigible el que, dentro de las normas reguladoras del servicio de prevención, adecue las pautas de organización y actuación del mismo al diseño de la política de prevención y, en especial, que al establecer los objetivos del servicio de prevención:
– Coordine éstos con los previstos para el sistema de gestión de la prevención y sus correspondientes estrategias.
– Coordine los planes y programas de acción preventiva.
– Determine las prioridades en la adopción de las medidas preventivas adecuadas y la vigilancia de su eficacia.
– Diseñe y coordine la ejecución de protocolos de actuación preventiva de vigilancia de la salud, actuación en situaciones de emergencia, primeros auxilios y lucha contra incendios.
– Elabore la memoria y programación anual del servicio de prevención, dándola a conocer y sometiéndola al informe del comité de seguridad y salud (LPRL art.39.2), siendo quien, por intermediación, haga llegar a dicho comité, la memoria y la programación anual procedente del servicio de prevención ajeno (RSP art.20.2).
El grado de coordinación que debe existir, entre el órgano responsable del sistema de gestión de la prevención y el órgano responsable del servicio de prevención es muy alto. Pero se multiplica en el caso especial de servicios de prevención mancomunados ya que, dichos servicios de prevención tienen la consideración de servicios de prevención propios de las empresas que lo constituyen, tengan o no personalidad jurídica diferenciada. Para ello, es esencial la existencia de una política de prevención común de las empresas participantes, la designación, por todas ellas, de un órgano de coordinación de la misma y la de un responsable común del servicio de prevención mancomunado (RSP art.21.3).
3. Relaciones de comunicación, información y documentación (LPRL art.36.1 y 39). Debe existir una comunicación y documentación intraempresarial entre el sistema de gestión de la prevención y el servicio de prevención, que debe contemplar la actividad de los órganos de participación especializados en materia de seguridad y salud y la participación y representación de los trabajadores a través de sus órganos de representación unitaria y sindical. De esta necesidad cabe destacar lo siguiente:
a) Si la política de prevención se lleva a cabo correctamente, ello se va a traducir documentalmente en la existencia de una evaluación inicial de riesgos y de una planificación preventiva. Otras situaciones pueden resultar problemáticas en cuanto a la preservación y ejercicio de las facultades de acceso a la documentación que tienen reconocidas tanto la representación especializada como la unitaria y sindical. Esa custodia documental debe ser ejercida de forma más rigurosa en cuanto a los datos médicos personales derivados de la vigilancia de la salud de los trabajadores (LPRL art.22.4)
b) El servicio de prevención, cualquiera que sea su forma de organización, puede llevar a cabo un papel muy valioso en cuanto al cumplimiento del deber de información a los trabajadores sobre los riesgos que afectan a su puesto de trabajo. Así, puede ser quien diseñe el tipo de información a dispensar a los trabajadores en el inicio de su relación laboral, en los cambios de puesto de trabajo que pueda tener un trabajador y en los cambios que se introduzcan en su puesto de trabajo.
c) El servicio de prevención tiene su actuación fiscalizada, eminentemente por el comité de seguridad y salud (LPRL art.39). La composición de dicho comité es paritaria, formándose con los delegados de prevención y por el empresario y/o sus representantes de otra. Entre la representación de la empresa pueden hallarse responsables técnicos encargados de la prevención en la misma (LPRL art.38.2), no existiendo ninguna limitación legal con respecto a la participación de los miembros del servicio de prevención en dicho comité, en representación de la empresa, si el servicio de prevención es propio.
Manual de prevención de riesgos. Contemplado en la norma UNE 81900. En dicho documento debe tenerse en cuenta la estructura y servicios que ofrece el servicio de prevención, ya que éste forma parte de la estructura organizativa que soporta la política de prevención de la empresa. En él se hará normalmente referencia a:
– La política de prevención de riesgos laborales, con sus objetivos y sus metas.
– Las funciones y responsabilidades de todos los trabajadores de la organización incluida la dirección.
– Las interrelaciones con otros elementos del sistema u otros sistemas de gestión implantados.
Creación y distribución de un órgano de expresión del propio servicio de prevención. La actividad documental del servicio de prevención debe cubrir este aspecto divulgativo, contemplado en la Norma UNE 81900, para conseguir una verdadera implicación a todos los niveles de la actividad preventiva y la vulgarización de las actividades de prevención.La profundización de todos estos aspectos y la implicación del servicio de prevención en sistemas de gestión de la prevención de riesgos laborales va a conducir a la empresa a un alto nivel de calidad preventiva, valorable en los procesos de calidad total.
José Manuel Serrano
Este contenido ha sido publicado en la sección Artículos Técnicos de Prevención de Riesgos Laborales en Prevention world.
