La Ley de Prevención de Riesgos Laborales exige unos férreos requisitos, que pueden entorpecer el buen funcionamiento de la empresa si no se cumplen y se llevan a cabo de la manera oportuna.
La Gestión de Recursos Humanos precisa, hoy por hoy, que las necesidades de negocio sean gestionadas por aplicaciones informáticas innovadoras, siendo las soluciones basadas en tecnología web y en componentes la respuesta más adecuada, y los sistemas Self-Service, el mejor soporte.
Para optimizar el funcionamiento de una empresa, la gestión previa de toda la documentación generada desde el departamento de Recursos Humanos es un paso clave, pero tradicionalmente también deriva en un proceso largo y costoso. La actualización de la base de datos, como ejemplo más relevante, es un proceso prioritario, y si no se utilizan las herramientas adecuadas, corre el riesgo de convertirse en un problema.Una de las maneras más sencillas de optimizar la gestión de los usuarios, minimizando tanto los tiempos de operación como los de alimentación de información básica del sistema, es mediante módulos de Prevención de Riesgos Laborales que cumplan la legislación a rajatabla y ayuden a automatizar el proceso en la medida de lo posible.
Con uno de estos módulos, los usuarios del sistema sólo han de preocuparse del mantenimiento de los datos directamente relacionados con su tarea, como acciones de prevención y seguimiento, factores de riesgo y su asociación a distintos puestos de trabajo, prevención de la distribución de EPI´s, etc. Algunos casos de datos cuyo mantenimiento no es necesario se darían así en empresas, unidades de organigrama, puestos de trabajo, datos de personas, histórico de empleado, conocimientos u organizaciones externas, entre muchos otros.
¿Es posible eliminar totalmente el riesgo?
Todo esto nos lleva a preguntarnos si realmente es posible el “riesgo cero”, con difícil respuesta y enfrentadas posturas; frente a quien mantiene que es imposible no correr absolutamente ningún riesgo, ya que algunos son profundamente inevitables y que la conjunción de ciertos factores y circunstancias no es controlable con suficiente antelación, están los que aseguran que sí es posible evitarlos. Si profundizamos en los razonamientos que postulan estos últimos, vemos que los costes que implica el reducir el riesgo a cero son tan elevados que convierten en inviable cualquier actividad económica, por lo que acaba siendo peor el remedio que la enfermedad.
Por tanto, en lo que ambas posturas coinciden es en la necesidad de reducir razonablemente, y en la medida de lo posible, los riesgos laborales, pero sin penalizar la actividad económica ni generar complicados sistemas de gestión ajenos al resto de la organización. Deben ser igualmente compatibles tanto la minimización de los riesgos laborales como el control de gastos originados por su gestión, como nuevas funciones y controles o sistemas informáticos de riesgos que duplican la información de sistemas –tales como organizaciones, empleados, puestos, estructuras, seguimiento de datos, etc–.
Herramientas apropiadas para la reducción de costesCuando se intenta reducir a cero el riesgo, en base a unos criterios de seguridad con un coste contenido –poner en marcha unas medidas o no, recursos destinados a la prevención, consecuencia de las decisiones de la empresa en este sentido, procesos de selección de personal, y un largo etcétera–, una de las herramientas más prácticas es sin duda el empleo de sistemas de gestión que prioricen, seleccionen y alerten de los peligros identificados más evidentes, sin olvidar la labor que cumplen los directivos de empresa y los responsables de estos sistemas; así como las obligaciones de todos los miembros de la organización en materia preventiva.
Igualmente crítica resulta la integración de los Sistemas de Prevención con los sistemas de Recursos Humanos de la empresa. Los responsables de Prevención no pueden ni deben estar pendientes del mantenimiento de datos básicos que tendrían que estar presentes en sus sistemas; en caso contrario, éstos emplearían la mayor parte de su tiempo en el mantenimiento de datos de empleados, de puestos y de organizaciones que ya se encuentran presentes en los sistemas corporativos, para evitar que la información que manejen quede obsoleta y no resulte útil. La actualización debe ser permanente.
Resumen del artículo técnico publicado en PW Magazine nº 14.
Ángel García – Consultor Senior de Meta4
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