Los servicios ofertados por las gestorías y asesorías, además de contar con una aceptación y popularidad cada vez mayores, no dejan de diversificarse para facilitar al empresario o profesional autónomo su día a día y liberarle de tareas cotidianas, como la búsqueda de información específica o cumplimiento de requerimientos legales de distinta índole, pudiendo destinar los recursos sobrantes a un aumento de la productividad.
De esta forma, sólo es necesario centrarse en lo verdaderamente importante, esto es, generar negocio y cumplir con lo estrictamente relacionado con una actividad en concreto, al margen de trámites y con la confianza que aporta el dejar todo en manos de expertos. Asimismo, en última instancia, las ventajas alcanzadas acaban superando con mucho la inversión requerida, ya que no sólo se trata de cumplir con las obligaciones propias de la actividad empresarial, sino que incluso se obtienen beneficios con los que no se contaba en un principio –caso de la desgravación de impuestos, por citar un ejemplo por todos conocido–.
Con administraciones oficiales de diversa naturaleza y tamaño, que van desde el ámbito comunitario hasta el nacional, autonómico y local, las instituciones, empresas y profesionales optan a menudo por recurrir a uno de estos servicios para poder obtener y facilitar la información necesaria en cada caso, sin quebraderos de cabeza ni sorpresas de última hora. Por otra parte, si a ello le unimos el potencial que las nuevas tecnologías han aportado a este campo, nos encontramos con productos novedosos que permiten agilizar todo tipo de tramitaciones y obtener las informaciones más completas y adecuadas sin moverse de la oficina o el propio hogar, y ello, con un mínimo esfuerzo.
A través de uno de estos servicios, se pueden gestionar todos los documentos que se precisen en cualquier tipo de actividad profesional cotidiana las 24 horas del día y los 7 días a la semana. La demanda de este tipo de herramientas viene a demostrar que el outsourcing o la externalización de recursos, lejos de ser una opción secundaria, es ya una alternativa sólida y asentada que, en una enorme variedad de procesos, se ha convertido de hecho en la tónica predominante.
La regulación de prevención de riesgos laborales establece una serie de obligaciones formales que deben cumplir las empresas, que van desde la evaluación de los propios riesgos hasta el establecimiento del servicio de prevención o una serie de reconocimientos médicos a los que debe someterse todo trabajador, entre otros requisitos. Cada empresa puede decidir sobre qué sistema de organización de la prevención de riesgos escoge, de entre los siguientes modelos:
a) El empresario se hace cargo directamente, siempre que la empresa cuente con menos de seis trabajadores o bien se realice un curso básico de prevención de riesgos laborales, con una duración mínima de treinta horas.
b) Designar a uno o más trabajadores que se encarguen de la actividad preventiva (con la misma salvedad que en el caso anterior).
c) Crear un departamento especializado que actúe de forma independiente. En la última modificación de la ley, este punto ha sustituido a la opción anterior que permitía contratar el Servicio de Prevención con una empresa o mutua de accidentes de trabajo.
La elección del sistema lo tiene que hacer la empresa en base a los siguientes parámetros: en un primer caso, si la compañía está dispuesta a dedicar recursos humanos al servicio de la prevención –se trate bien del empresario directamente o por medio de sus empleados–, se deberá tener en cuenta la obligación de realizar el curso Básico de Prevención, la Evaluación de los Riesgos y el Establecimiento del Servicio de Prevención; en un segundo caso, y cuando la empresa no tenga intención de utilizar recursos propios en el desempeño de la actividad preventiva, entonces deberá contratar a un Servicio Ajeno de Prevención.
Respecto a los Reconocimientos Médicos, éstos han dejado de ser gratuitos y se incluyen dentro de la llamada Medicina en el Trabajo, como un apartado más dentro de la Prevención de Riesgos Laborales. Los reconocimientos médicos serán realizados por la mutua o empresa con la que contraten el Servicio Ajeno de Prevención, comprendiendo los apartados de seguridad, higiene, ergonomía-psicología aplicada y vigilancia de la salud (medicina del trabajo).
En el caso de que se trate de la apertura de un nuevo centro de trabajo o la puesta en marcha de una nueva empresa, hay que tener en cuenta que se ha establecido una modificación legislativa en la que se obliga a las empresas a la realización de la evaluación de los Riesgos Laborales, que deberá acompañarse al impreso de Comunicación de Apertura de Centro de Trabajo.
Una consultoría, como es nuestro caso, ofrece la contratación del servicio de prevención ajeno, encargándose de la evaluación inicial, de la prestación del servicio de prevención ajeno y de la realización de los reconocimientos médicos obligatorios de los trabajadores.
El empresario podrá desarrollar personalmente la actividad de prevención, cuando concurran todas las siguientes circunstancias: que se trate de empresas de menos de seis trabajadores, que la actividad desarrollada no esté entre las incluidas en el Anexo I del Reglamento de los servicios de prevención (de especial peligrosidad), y que desarrolle de forma habitual su actividad profesional en el centro de trabajo. Además, es importante que para asumir la actividad de la prevención, el empresario cuente con la capacitación necesaria para tal fin; es decir, necesita poseer unos conocimientos técnicos acordes con los riesgos existentes, Para ello, se deberá llevar a cabo un curso básico de Prevención de Riesgos de una duración mínima de 30 horas, que vendrá a definir los posibles riesgos a que estén expuestos los trabajadores y las acciones que se deban desarrollar para subsanarlos de conformidad con el Capítulo VI.
Por otra parte, el empresario podrá designar a uno o varios trabajadores para ocuparse de la actividad preventiva cuando no concurra alguna de las dos siguientes circunstancias: que haya asumido personalmente la actividad preventiva o en su lugar que haya recurrido a un servicio de prevención propio o ajeno. En caso de tal designación, los trabajadores deberán realizar un curso básico de Prevención de Riesgos Laborales de una duración mínima de 30 horas, al igual que en la situación anterior.
Si el empresario opta por constituir un servicio de prevención propio, ha de contar con más de 500 trabajadores –o 250 si desarrolla alguna de las actividades de especial peligrosidad recogida en el Anexo I del Reglamento de los servicios de prevención–. También puede darse el caso de que el servicio de prevención se constituya con independencia del número de trabajadores, si así lo ha decidido la Autoridad Laboral pertinente en función de la peligrosidad de la actividad desarrollada o de la frecuencia y gravedad de la siniestralidad en la empresa. No obstante, el empresario puede optar por el concierto con un servicio de prevención ajeno.
Por último, el empresario deberá recurrir a uno o varios servicios de prevención ajenos, que deberán colaborar entre sí en caso necesario, si la designación de uno o varios trabajadores es insuficiente para la realización de la actividad de prevención y no tiene la obligación de constituir un servicio de prevención propio. Igualmente, éste será el camino escogido si se ha producido una asunción parcial de la actividad preventiva en las tres modalidades anteriores.
De forma paralela, y de conformidad con el artículo 33 de la LPRL (Ley de Prevención de Riesgos Laborales), el empresario deberá consultar a los trabajadores, con la debida antelación, la adopción de las decisiones relativas a la organización y desarrollo de las actividades de protección de la salud y prevención de los riesgos profesionales en la empresa, incluida la designación de los trabajadores encargados de dichas actividades; así como la constitución de un servicio de prevención propio o el recurso a un servicio de prevención ajeno.
Cuando la empresa opte por alguna de las tres primeras modalidades organizativas (empresario personalmente, uno o varios trabajadores, servicio de prevención propio), deberá someter su sistema de prevención, en cuanto a la actividad asumida, a una auditoría o evaluación externa (se excluye la actividad sumida por un servicio de prevención ajeno). Pero esta auditoría no tiene una validez ilimitada y deberá repetirse o bien cada cinco o bien a petición de la Autoridad Laboral, teniendo en cuenta los datos de siniestralidad u otras circunstancias que pongan de manifiesto la necesidad de revisar los resultados de la última auditoría.
La auditoría tiene como objetivo comprobar cómo se ha realizado la evaluación de los riesgos y analizar sus resultados, así como verificar que la planificación de las actividades preventivas es adecuada. Sus resultados deberán quedar reflejados en un informe que la empresa deberá mantener a disposición de la Autoridad laboral y de los representantes de los trabajadores (Delegados de Prevención, Comité de Seguridad y Salud, Delegados de Personal, Comité de Empresa, Delegados Sindicales).
En el caso de los servicios de prevención ajenos, y con independencia de los documentos necesarios para su acreditación, el único documento que estas entidades están obligadas a elaborar, y presentar ante la Autoridad laboral competente de la empresa en la que actúan, es el referido a la memoria y programación anual. En los servicios de prevención propios será la empresa la que deberá elaborar anualmente y mantener a disposición de las Autoridades laboral y sanitaria competentes, la memoria y programación anual de aquellos, de conformidad con el artículo 15.5.
El tiempo dedicado a la formación será considerado como tiempo de trabajo a todos los efectos y su coste no podrá recaer en ningún caso sobre los Delegados de Prevención.
Resumen del artículo técnico publicado en PW Magazine nº 18.
Puedes encontrar el artículo completo en el nº 18 de la Revista PW Magazine (www.pwmagazine.com)
José Javier Montero, director de QualityConta
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