La solución ideal para la coordinación de actividades empresariales

Metacontratas es una empresa informática que puso en marcha un software de coordinación en el año 2007. Se trata de una aplicación Web con acceso online y simultáneo tanto para contratistas como para subcontratas, ideal para la coordinación de actividades empresariales. Paco Picón es su responsable.

¿Cuánto tiempo lleva funcionando MetaContratas?

Metacontratas lleva funcionando desde el año 2007 y está en continua evolución, ya que siempre escuchamos a nuestros clientes y vamos implementando todas las mejoras y nuevas funcionalidades que nos plantean, así como también todas aquellas innovaciones que nos parecen convenientes incorporar.

¿Qué es y cómo funciona MetaContratas? Explícanos qué empresas y de qué sectores pueden utilizarla y cómo funciona.

Metacontratas es una aplicación web que facilita la gestión de toda la documentación relacionada con la subcontratación (empresas, empleados, máquinas, etcétera) y que permite llevar un control absoluto sobre todos los documentos necesarios en la coordinación de actividades empresariales (documentos relacionados con la Prevención de Riesgos Laborales) así como otros documentos que habitualmente se solicitan (Seguridad Social, agencia tributaria (AEAT), entre otras.

En metacontratas confían empresas de todo tipo, desde grandes multinacionales hasta empresas más pequeñas, ya que gracias a su flexibilidad se adapta a cualquier tipo de empresa y a cualquier tipo de sector: alimentación, químicas, automoción, energía, transporte, construcción, etc.

Respecto al funcionamiento es muy sencillo. Una vez que la empresa principal ha iniciado sesión en su panel privado podrá definir qué tipo de documentos va a solicitar por centro a sus subcontratas y que plazos de validez quiere otorgar a los mismos.

Las Subcontratas aportarán la documentación que la aplicación web indica que les han solicitado. Por tanto es útil tanto para la empresa principal, como para cada una de las subcontratas, que pueden conocer en qué estado está su documentación mediante un código de color. También se pueden configurar avisos mediante correo electrónico, de los documentos que están próximos a expirar. En este vídeo se puede ver cómo funciona nuestro programa:

¿Nos puede explicar qué es su última aplicación MetaContratas Free?

Metacontratas FREE es la versión gratuita de la aplicación, autogestionable por el usuario y con 2Gb de almacenamiento. No se trata de una versión demo, sino que es una versión completamente funcional y que es gratis para siempre.

A la mayoría de nosotros nos suele dar pereza aprender una herramienta nueva frente a las viejas costumbres, ¿cómo se convence a un usuario de que merece la pena usar MetaContratas? ¿Mejoras económicas, mejoras en productividad, mejoras en calidad de trabajo? ¿Por qué beneficia a una empresa?

Para los usuarios que usan una hoja Excel para la coordinación de actividades empresariales, el cambio es enorme, ya que con la versión FREE el usuario tendrá una herramienta completa, con toda la funcionalidad para gestionar documentos, control de caducidades, exportaciones, procesamiento automatizado de algunos documentos, sin incrementar en nada el coste económico de su departamento. El cambio por lo tanto supone una mejora de la productividad y un incremento muy significativo en el aumento del control del estado de la documentación.

Si queremos más productividad y ahorro de tiempo podremos pasarnos a una versión de pago donde las propias empresas subcontratadas podrán subir la documentación a la web, y donde la propia aplicación les enviará automáticamente recordatorios de aquellos documentos que vayan a expirar.

Por otro lado nuestra aplicación fue diseñada con el objetivo de que fuese muy flexible y se pueda adaptar a cualquier escenario (estructura de subcontratación, documentación a solicitar, ubicación geográfica, etcétera). De hecho nuestros clientes recomiendan mucho nuestra aplicación, así como también las subcontratas (gestionamos más de 5.000 empresas) destacan su facilidad de uso.

¿Está diseñada para todo tipo de empresas, sea el tamaño que sea y del sector que sea? ¿Cómo puede orientarse a una pyme, por ejemplo?

Precisamente una de las ventajas que aporta MetaContratas es que no sólo puede ser útil para empresas grandes, sino que puede ser utilizada también por empresas pequeñas y empresas que sean subcontratistas, para poder gestionar la documentación de sus trabajadores que le solicitan sus diferentes clientes. Entre otras cosas, dispone de una potente funcionalidad que permite exportar una hoja Excel para cada cliente, donde incorpora los documentos adjuntos, accesibles desde enlaces del Excel.

¿Qué requisitos legales se están pidiendo en cuestión de coordinación de actividades? Y en relación con esto, ¿qué dice la ley al respecto y cómo lo podemos resolver con una aplicación informática como esta?

Existe la eterna discusión de que si hay que solicitar sólo los documentos exigidos por ley o se deben solicitar más. La realidad es que en muchos casos se solicitan más documentos que los que pueda indicar la legislación, y las subcontratas se ven obligadas a aportarlos si quieren acceder a trabajar con su cliente. Como resultado tenemos que hay que gestionar una cantidad muy grande de documentos, que nunca se puede hacer bien si no es con una aplicación como MetaContratas.

¿Qué ventajas directas tiene en Prevención de Riesgos Laborales?

Aunque a veces se dice y con razón, que la Coordinación de Actividades Empresariales no es sólo mover papeles, igual de cierto es que ejerciendo una labor de control sobre la documentación de los subcontratistas, estás fomentando una mejora en la Prevención de Riesgos Laborales. Nadie puede negar que es una gran ventaja si para cada empleado te puedes asegurar entre otras cosas que:

Ha sido sometido a un reconocimiento médico
Dispone de una formación en PRL
Ha sido informado de los riesgos de su puesto
Dispone de Equipos de Protección Individual
Y además puedes comprobar otras circunstancias que aunque no sean directamente beneficiosas para PRL, no se puede dudar de su importancia, como puede ser la comprobación de que los empleados están dados de alta en la Seguridad Social.

Los riesgos psicosociales son una tremenda preocupación en la mayoría de trabajos porque afectan al rendimiento directo de los trabajadores, ¿con una herramienta como MetaContratas podríamos reducir este riesgo debido a su facilidad y eficacia en la organización de tiempos y tareas?

Evidentemente sí. Mi experiencia me dice que a partir de cierto volumen, gestionar bien y llevar al día toda esta cantidad de documentación es simplemente una tarea imposible. Y podemos suponer la intranquilidad que puede producir saber que estamos en esta situación. En el lado opuesto está disponer de MetaContratas en una instalación integrada con el control de acceso: sin intervención humana podemos saber que todos los empleados que han podido acceder hoy al centro de trabajo, es porque tienen su documentación 100 % ok.