En los últimos años con la llegada de internet los cambios en la tecnología y la sociedad están siendo trepidantes.
Y las empresas no se pueden quedar atrás, por eso la transformación digital es pieza clave en el plan de negocios o así lo estiman el 66% de los CEOs según datos publicados por la consultora IDC.
¿Que es la transformación digital y las ventajas de aplicarla en tu departamento es la transformación digital y las ventajas de aplicarla en tu Departamento de Prevención de Recursos Laborales?
La transformación digital es la reinvención de una organización a través de la utilización de la tecnología digital para mejorar la forma en que la organización se desempeña y sirve a quienes la constituyen. Digital se refiere al uso de la tecnología que genera, almacena y procesa los datos. Implica una revisión de todas las dinámicas de la empresa para adaptarlas a las necesidades del mercado y mejorar la eficiencia de la empresa.
Internet, el Smartphone y las miles de aplicaciones están volviendo nuestra vida más fácil y, en general, más productiva. Estamos viviendo cambios profundos en todas las industrias, marcados por la aparición de nuevos modelos de negocio y la remodelación de los sistemas de producción, consumo, transporte y entrega.
Si conseguimos aplicar e implementar con éxito la transformación digital en la gestión de la prevención de riesgos laborales estaremos disposición de conseguir:
- Un aumento de la productividad del departamento hasta en un 50% según la encuesta a técnicos de prevención de España Si la mayoría de los profesionales de la seguridad y salud se pasan la mayor parte de su jornada de trabajo generando, buscando o archivando registros, la utilización de todos estos avances tecnológicos nos pondrán en una situación.
- La disminución de errores, y por tanto de accidentes y enfermedades profesionales. Si liberamos la mayor parte de nuestro tiempo dedicado a tareas de bajo valor añadido, tendremos más tiempo para hacer más prevención, más formación… en definitiva, explotar de forma más eficiente las cantidades ingentes de información que están dispersas en registros.
- Una mejora de procesos, en los que eliminaremos tiempos muertos, falta de información… avanzando hacia una mejora de las condiciones de trabajo y a una experiencia más lean
- Una mayor seguridad para cumplir con la regulación legal, por la mejora del control de los diferentes procesos a través de diferentes cuadros de mando.
- Un mayor alineamiento de la Prevención de Riesgos Laborales con los objetivos corporativos.
Pasos para apoyar la transformación digital con un software de Prevención de Riesgos Laborales
PASO 1: OBJETIVOS
Antes de comenzar con la elección de la tecnología que te ayudará a conseguir la transformación digital, es importante que los objetivos y responsables del cumplimiento de los pasos a seguir estén claros y por escrito.
Sin este paso previo, ningún software podrá ayudarte realmente a conseguir todas las ventajas que la transformación digital puede traer a tu empresas.
Es crucial que consigas la implicación de los principales usuarios de la aplicación y de los propietarios de los procesos y propietarios implicados.
Si es necesario que la Dirección de su visto bueno, no olvides realizar un análisis del ROI del proyecto. Es decir, habla de números, inversión, beneficios y retorno.
PASO 2: ELECCIÓN DE LA TECNOLOGÍA
Para elegir el mejor apoyo tecnológico a la hora de implementar la transformación digital de tu departamento de seguridad y salud tienes que tener en cuenta que:
- El software te permita crecer en el futuro.
Las necesidades de tu empresa están en constante crecimiento y cambio, si contratas un software demasiado básico pronto te puedes encontrar con que se te ha quedado pequeño.
Por el contrario, un software demasiado complejo o a medida puede ser demasiado costoso y alargarse los tiempos de implantación.
El cambio a un nuevo software conlleva altos costes de implementación y aprendizaje tanto económicos como en tiempo dedicado.
En PRL lo barato te puede salir muy caro.
- Adaptación al marco normativo y alineamiento con los sistemas de gestión
Como mínimo, deberás exigir que te ayude a cumplir con la legislación que te sea de aplicación, pero deberás asegurarte que está alineado con los sistemas corporativos de compliance: LOPD, ISO 9001, OHSAS 18001/ISO45001, etc
- Servicio de atención al cliente:
Un software de PRL afecta a numerosas áreas de la empresa y por tanto, es imprescindible asegurarse de que se dispondrá de un servicio de soporte profesional y dedicado.
PASO 3 IMPLANTACIÓN
La implementación del software es una etapa muy importante ya que si el software no se adapta a los procesos de la empresa es muy posible que los usuarios acaben no usándolo. Por todo ello, es necesario:
- Definir las infraestructuras y comunicaciones
- Definir la correcta configuración que tendrá el sistema
- Los procesos de integración necesarios para evitar duplicidades en la gestión de la información, gestión de firmas electrónicas, eliminación de papel…
- Asegurar una correcta carga de datos y configuración del sistema
- Definir las pruebas que aseguren el ajuste con los procesos y la calidad de la información
- Implantaciones en entornos de desarrollo y producción
Y el más importante de todo, la GESTIÓN DEL CAMBIO. Es vital que realices una evaluación previa de los cambios que habrá en la organización para comunicar y formar a todos los implicados.
PASO 4 FORMACIÓN
Un paso que se olvida en muchas implementaciones es la necesidad de formación en el uso de la herramienta a todos los usuarios implicados en su utilización. Hay diferentes estrategias para definir un plan de formación adecuado, pero todas ellas deben pasar por asegurar que:
- Todos los usuarios implicados reciben una formación adecuada al uso que le van a dar. Ni más ni menos
- Se dispondrá de material de ayuda (manuales y/o vídeos) y un servicio de soporte adecuado
Debes recordar que la transformación digital no será posible aplicarla si te olvidas del factor humano, por ello, toda ayuda será poca.
Si realmente se quiere conseguir una verdadera transformación digital y todos los beneficios inherentes es necesario que todos los usuarios estén adecuadamente formados.
Conclusiones
La transformación digital de tu departamento de seguridad y salud es un proceso complejo pero que una vez realizado tiene enormes beneficios tanto para el departamento como para toda la empresa.
En AREASeys llevamos más de 7 años especializados en ayudar a las empresas a realizar esta transformación digital y apoyándolas para que este proceso sea sencillo y cumpliendo con las necesidades de tu empresa.
Por ello ofrecemos:
- Nuestro software para la gestión tecnológica de prevención de riesgos laborales 6conecta que te permite adaptar la tecnología a las necesidades concretas de tu empresa.
- Nuestro servicio de consultoría con el que te ayudaremos tanto a crear, gestionar y optimizar tu departamento de seguridad y salud y todas las acciones preventivas de tu empresa.
- Formación incluida en todas nuestras implementaciones para que tú y todos los usuarios saquéis el máximo partido de la aplicación.
Ponte en contacto con nosotros y realizaremos una consultoría gratuita de diagnóstico de las necesidades de tu departamento y la mejor forma de realizar la transformación digital del mismo.
AreaSeys
AREASeys es la primera empresa española que ofrece una solución integral y personalizada para la digitalización e integración de la actividad preventiva.
Creado por técnicos de PRL para técnicos de PRL.
Este contenido ha sido publicado en la sección Artículos Técnicos de Prevención de Riesgos Laborales en Prevention world.
