Si la gestión de la seguridad y salud se traduce en la obligación del cumplimiento legal, tener éste papel o tener aquel otro, para evitar la sanción correspondiente, con la coordinación de actividades empresariales se eleva a la enésima potencia. Ya sea por cubrirse las “espaldas” ante la inspección o por falta de una racionalización de procedimientos/procesos de las empresas principales/titulares.
Pero como todo en la vida, en muchas ocasiones, tendemos a simplificar la problemática y a complicar en exceso las soluciones. Después, cuando todo está en marcha resulta muy complicado realizar cambios y simplificar, y cómo diría aquél, hay que ir al origen y volver sobre nuestros propios pasos resulta complejo.
Cuando hablamos de coordinación de actividades empresariales, rápidamente nos inclinamos a pensar en un intercambio de información sin tener en cuenta el fin último y se nos olvida con facilidad que, desde el punto de vista preventivo, el hecho de contratar un servicio con otra empresa, o prestarlo para otra, implica 3 principios básicos:
- Homologación previa. Asegurar que las empresas y trabajadores que van a entrar en nuestra casa están capacitados para realizar las actividades que se supone deben realizar
- Evaluación y Coordinación. Si la actividad que van a realizar implica riesgos adicionales y/o de consideración para nuestros empleados u otros con los que coincidan qué medios vamos a utilizar para evitar o minimizar los riesgos.
- Vigilancia. Velar por un correcto desarrollo de su actividad, en el que se utilizan los medios propios y ajenos adecuados e integrando procesos
¿Y esto que supone? Pues básicamente que se tenga en cuenta la dimensión preventiva antes y durante la prestación de servicios, e integremos en nuestros procesos de adquisición de esos servicios conceptos, criterios y protocolos de Evaluación, Homologación, Coordinación y Vigilancia, traduciendo e integrando los requisitos legales en nuestros procesos. Máxime cuando las organizaciones tienden, cada vez más, a externalizar sus procesos. Evidentemente, dicha forma de coordinar no tiene por qué ser la misma ni en todas las organizaciones ni realizarse de la misma forma.
Y entonces, ¿para qué vale el intercambio de documentación? El principal objetivo que se persigue con el intercambio de información es realizar la homologación previa y disponer de los datos necesarios para hacer la evaluación conjunta de los riesgos. Más allá del cumplimiento legal, ya el Real Decreto 171/2004 identifica un listado no exhaustivo de medios de coordinación de actividades empresariales.
Y entonces, ¿cómo hacemos la Coordinación de Actividades Empresariales eficiente? ¿Con quién? ¿Cuándo? Aquí es donde surgen los mayores conflictos, ya que no se puede coger el todo por la parte y hacer coordinación única y exclusivamente amparándose en el intercambio de información. Y si además lo complicamos todo con una legislación ambigua y mezclando prevención con cumplimiento administrativo-laboral, normativa interna… todo se acaba mezclando bajo el paraguas de prevención.
Por eso cuando mezclamos conceptos y cogemos el todo por la parte se crean enemigos por todos lados y pegas por todos lados: la legislación, la inspección de trabajo, los contratistas, la plataforma de coordinación de actividades empresariales…
1. Cierto es que la legislación preventiva en este país es amplia en número y, en ocasiones, confusa y poco concreta, como ocurre con la coordinación. ¿Estamos todos seguros de lo que es propia actividad o no propia actividad? Interpretaciones demasiado puristas que paralizan en vez de ayudar. Las sanciones a diestro y siniestro, porque, siendo honestos, a veces, da igual lo bien que lo hagas, si te quieren sancionar encontrarán la forma. Una jurisprudencia que hace temblar a cualquiera cuando le preguntan: “¿Estás seguro de que si hacemos esto así estamos cubiertos? ¿No nos sancionarán, verdad?”
2. Cierto es que con tanta responsabilidad subsidiaria y solidaria, y mezclando aspectos sociales con preventivos, sentimos que las empresas principales/titulares están haciendo una labor que, en su mayoría, le corresponde a la inspección de trabajo.
3. Cierto es que todos nos hemos encontrado con la típica contrata pirata, ya sea por necesidad o por devoción, que cumple de aquella manera con la prevención, con formación realizada el día antes, con el técnico que va a realizar un trabajo en espacio confinado contratado el día de antes, con deudas con la seguridad social o con sus empleados, … Y al final decidimos que lo mejor es “café con leche para todos”, porque el que esté libre de pecado, que tire la primera piedra.
4. Cierto es que quien más quién menos, dispone de un software de coordinación de actividades empresariales (una aplicación de coordinación de actividades empresariales, una extranet o un ftp) para facilitar el intercambio de información, y que gracias a ello, los técnicos comprueban la documentación de forma ordenada. Porque seamos honestos, ¿quién se revisa el zip de un mail con documentación dispuesta de aquella manera?
Sin embargo, no es menos cierto que:
1. Más allá de una reglamentación extensa y confusa, debemos diseñar procesos alineados con la legislación vigente y con los medios que tenemos a nuestro alcance. Integrar la coordinación de actividades empresariales en una empresa es hacer partícipe a todas las funciones que están involucradas en la contratación de un servicio y su seguimiento. No sólo es preciso realizar un intercambio de información más o menos exhaustivo, sino que deben diseñarse procesos y procedimiento completos que contemplen labor de vigilancia in situ, deja constancia de ello.
2. Más allá de que se perciba que realizamos un trabajo que compete a un organismo público, no podemos mirar para otro lado cuando trabajadores de otras empresas, que contratamos nosotros, acceden a nuestras instalaciones y no realizar unos mínimos controles previos.
3. Más allá de que existan casos sangrantes de empresas piratas, no podemos mirar para otro lado y creernos todo lo que nos dice nuestro proveedor, por mucho que lo firme el Director General o nos aporten un Certificado de un Sistema de Gestión que audita una vez al año. ¿Acaso cuando compras un producto sólo exiges que la empresa tenga un Certificado ISO 9001? Seguramente sea condición necesaria, pero no suficiente. Al adquirir un servicio en el que puedes externalizar parte del core de tu negocio, ¿no es necesario evaluar a tus proveedores desde varios puntos de vista? Y más importante aún, ¿no es más importante aún vetar a aquellos proveedores por los que el espíritu preventivo no pasa por ellos?
4. Más allá de disponer o no de una aplicación de coordinación de actividades empresariales, la legislación no está hecha ni concebida para que podamos cumplirla sólo si tenemos un software cae específico. Pero si hay una herramienta que te ayuda a hacer tu trabajo, ¿desde cuándo nos negamos a disponer de una ayuda que agilice los trámites administrativos o nos permita tener todo organizado de forma trazable y accesible? ¿Acaso le quitamos al contable su ERP o a la Dirección General sus herramienta de Business Intelligence o Recursos Humanos su software de gestión nóminas?
Por todo ello, entendemos que la clave para realizar una coordinación de actividades empresariales eficiente no sólo consiste en utilizar herramientas más o menos adecuadas, sino en querer aportar valor a la organización desde un punto de vista de homologación y evaluación de proveedores, así como de la vigilancia qué queremos y debemos realizar sobre los trabajos que realizan nuestros proveedores de servicios.
Manuel Martín, AREASeys
Socio Consultor/COO de AREASeys. Executive MBA por el IE y Licenciado en Física. Experto en el área de operaciones y PRL, con más de 12 años de experiencia en Perfomance Improvement y gestión de Servicios de Prevención Propio.
Este contenido ha sido publicado en la sección Artículos Técnicos de Prevención de Riesgos Laborales en Prevention world.
